Elemenz/Inspecare

Inspecare introduceert nieuw facilitair managementsysteem voor het MKB: “snel, simpel, toegankelijk én betaalbaar.”

“Informatie over beheer en onderhoud zit bij veel van onze MKB-opdrachtgevers in het hoofd van een of twee personen”, aldus directeur Ron Paffen van dienstverlener Inspecare. “Of het wordt bewaard op papier in een stapel ordners”. Dat brengt volgens hem ernstige risico’s met zich mee op het gebied van vindbaarheid, toegankelijkheid, betrouwbaarheid en databescherming. Om die risico’s voor zijn klanten te ondervangen, biedt Paffen hen nu een nieuw, snel, simpel en toegankelijk facilitair managementsysteem dat ook nog eens betaalbaar is.

Inspecare uit Vaals is een jonge, snelgroeiende dienstverlener op het gebied van beheer en onderhoud. Het bedrijf richt zich naast het MKB op organisaties als verenigingen van eigenaren, woningcorporaties en zorginstellingen, maar ook op particulieren. “We onderscheiden ons door het beheer en onderhoud alleen te organiseren en niet zelf uit te voeren”, vertelt Paffen. “Onze opdrachtgevers behouden zo hun onafhankelijkheid ten opzichte van hun onderaannemers.”

Databeheer: essentieel

Als je snel een technische storing wil kunnen verhelpen, is het volgens Paffen onontbeerlijk dat je meteen over de juiste informatie beschikt. Maar ook voor een goede bedrijfsvoering in het algemeen is goed databeheer essentieel vindt Paffen. Bedrijven moeten volgens hem aan steeds meer wetten voldoen en steeds meer kunnen aantonen dat ze goed bezig zijn. “Denk aan de nieuwe privacywetgeving”, legt Paffen uit. “Of bijvoorbeeld legionella. Recreatiebedrijven voor wie we werken, moeten te allen tijde kunnen bewijzen dat ze besmetting proberen te voorkomen.”

Fysieke documenten vormen volgens Paffen een risico. Ze kunnen kwijtraken, afbranden of opgesloten zitten in een kantoor waar net even niemand de sleutel van bij zich heeft. Ook die ene medewerker die alle informatie in zijn hoofd heeft zitten, kan tijdelijk of permanent wegvallen. Paffen bedacht dat hij die risico’s voor zijn opdrachtgevers kon wegnemen door ze een digitaal facilitair managementsysteem aan te bieden.

Out-of-the-box denken

Maar de bestaande softwarepakketten die hij testte, vond hij steevast te complex en te duur. “Betaalbaarheid is belangrijk voor mijn opdrachtgevers die vaak te klein zijn om te investeren in dure software, maar te groot zijn om niets te doen”, aldus Paffen. Bij BCT ontmoette hij mensen die out-of-the-box durfden te denken. Ze stelden een eenvoudig document managementsysteem (DMS) voor dat volgens Paffens wensen kon worden ingericht.

Inspecare facilitair managementsysteem

Medewerker Max Charlier van Inspecare vertelt enthousiast hoe hij na een korte instructie van BCT voor het DMS een basisinrichting bedacht. Hiermee kan hij de bedrijven van zijn opdrachtgevers volledig beschrijven. De inrichting is volgens hem zo flexibel dat er voldoende ruimte is voor individuele klantwensen.

In het nieuwe facilitair managementsysteem kunnen alle relevante documenten worden toegevoegd. Van informatie over elke wandcontactdoos en brandblusser tot hele stroomschema’s en van garantiebewijzen en aankoopnota’s tot verzekeringspapieren, alles is volgens Charlier vast te leggen en onderling te relateren. “Als er dan ergens binnen je bedrijf het licht uitvalt, vind je razendsnel bij welke stoppenkast of tussenverdelers je het probleem moet zoeken”, legt Charlier uit. “Én welke onderdeel je nodig hebt voor de reparatie, bij wie je het hebt gekocht en of er bijvoorbeeld nog garantie op zit.”

Dankzij de herinneringsfunctie hoef je volgens Charlier niet langer zelf te onthouden of een contract- of een garantietermijn afloopt of een keuringscertificaat vervalt. “Als je het nieuwe certificaat van bijvoorbeeld je brandblusser in het systeem zet, kun je meteen een vervaldatum toevoegen”, legt hij uit. “Op het moment dat het apparaat opnieuw gekeurd moet worden, krijg je een seintje.”  

Toegankelijk

Doordat het Inspecare facilitair managementsysteem wordt gehost in de cloud en is ontwikkeld met responsive design technology, is het onafhankelijk van tijd- en plaats te raadplegen vanaf smartphones, tablets en laptops. Ook heeft het een geavanceerde zoekfunctie die niet alleen de mappenstructuur doorzoekt, maar ook de tekst van de documenten. Het systeem is daardoor zeer toegankelijk en uitermate geschikt om informatie te delen met onderaannemers.

Paffen benadrukt dat je kunt vastleggen wie tot welke informatie toegang heeft: “Om een storing op te lossen moet een externe monteur wel snel bij een stroomschema of handleiding kunnen”, zegt Paffen. “Maar hij heeft bijvoorbeeld niets te maken met de contracten, offertes of personeelsdossiers die je ook in het systeem kunt onderbrengen.”

Integraal onderdeel dienstverlening

Wat Paffen betreft, wordt het facilitair managementsysteem een integraal onderdeel van zijn dienstverlening. Die wil hij in de nabije toekomst in abonnementsvorm gaan aanbieden. “Onze klanten gaan dan een vast maandelijks bedrag betalen voor de zaken die wij voor ze regelen”, legt Paffen uit. “Het systeem zit bij de prijs inbegrepen als extra gereedschap.”

Enthousiaste reacties

De opdrachtgevers bij wie Paffen zijn facilitair managementsysteem tot nu toe heeft gepitcht, reageren overwegend enthousiast. Wel zien ze soms op tegen het extra werk dat komt kijken bij het vullen van het systeem. Volgens Raymond en Maike Vaessen, eigenaren van Camping ’t Geuldal uit Meerssen is dat niet nodig. Zij werkten mee aan een pilot en hebben het softwarepakket onlangs definitief in gebruik genomen. “Inspecare doet een beheer- en onderhoudsscan en beschrijft zelf je hele bedrijf in het systeem”, legt Maike uit. “Het toevoegen van oudere documenten doe ik zelf tijdens onze wintersluiting. Dat is zo eenvoudig, dat je het eventueel ook aan een stagiair kunt overlaten.”

Opdrachtgevers willen volgens Paffen ook weten of werken met het facilitair managementsysteem meetbaar iets oplevert. Raymond kan meteen meerdere voorbeelden opnoemen van hoe beter databeheer hem in het verleden tijd en geld had kunnen besparen. “Een meningsverschil met de gemeente over onze laatste uitbreiding is in ons voordeel beslecht dankzij een document uit 1974”, vertelt hij. “Maar daar hebben we wel avonden lang naar moeten zoeken in het papieren archief van mijn vader.” Ook vertelt hij over de grote stroomstoring die zijn bedrijf onlangs trof, net op het moment dat hij, de technische man, in een vliegtuig zat. “Op zo’n moment merk je weer hoe kwetsbaar ons kleine bedrijf is als er even iemand wegvalt.”

Tekst & foto's: Maurice Janssen, in opdracht van BCT BV